25.-REGLAMENT DE L'ARXIU MUNICIPAL DE VALLS

Definicions.

• Accés: la visualització de la informació continguda en un document.

• Adquisició: Procediment d’ingrés de fons o col·leccions documentals mitjançant la seva compra o expropiació per preu acordat, segons la seva modalitat.

• Arxiu de gestió: És l’arxiu de l’oficina que reuneix la seva documentació en tràmit o sotmesa a continuada utilització i consulta administrativa per part d’aquesta. Com a norma general, no pot custodiar documents que superin els cinc anys d’antiguitat.

• Avaluació documental: funció destinada a determinar el valor cultural, informatiu i jurídic dels documents per tal de decidir-ne la disposició final: conservació o eliminació.

• Comodat: Procediment d'ingrés de fons o col·leccions documentals en un arxiu mitjançant una fórmula jurídica en virtut de la qual el comodant conserva la propietat d'aquests i el comodatari adquireix el seu ús.

• Document d’arxiu: qualsevol informació enregistrada, amb independència del suport o de les seves característiques físiques i intel·lectuals, produïda o rebuda i conservada per l’administració municipal en l’exercici de les seves funcions.

• Documentació activa: La documentació administrativa que una unitat tramita o utilitza habitualment en les seves activitats.

• Documentació semiactiva: documentació administrativa que, un cop conclosa la tramitació ordinària, no és utilitzada de manera habitual per la unitat que l’ha produïda en la seva activitat.

• Documentació inactiva o històrica: la documentació administrativa que, u n cop conclosa la vigència administrativa immediata posseeix valors de caràcter cultural o informatiu.

• Donació: Procediment d’ingrés de fons o col·leccions documentals en un arxiu mitjançant el qual el propietari, prèvia acceptació per part de l’Ajuntament, en cedeix la propietat. Es converteix en llegat quan es fa per mandat testamentari.

• Eliminació: la destrucció o supressió d’informació o documents per qualsevol sistema que impossibiliti la seva recuperació o posterior accés i utilització.

• Expedient: conjunt ordenat de documents que reflecteixen un procediment administratiu.

• Sistema de gestió documental: conjunt d’operacions i de tècniques, integrades en la gestió administrativa general, basades en l’anàlisi de la producció, la tramitació i els valors dels documents, que es destinen a la planificació, el control, l’ús, la conservació i l’eliminació o la transferència dels documents a un centre d’arxiu, amb l’objectiu de racionalitzar-ne i unificar-ne el tractament i aconseguir-ne una gestió eficaç i rendible.

• Transferència: procediment de traspàs físic i legal de la custòdia dels expedients i dels documents de les diferents unitats a l’arxiu municipal d’acord amb els terminis establerts.

• Sèrie documental: conjunt de documents organitzats d’acord amb un sistema de classificació o conservats com a unitat pel fet de ser el resultat d’un mateix procés de formació o de classificació, o de la mateixa activitat, o perquè tenen una mateixa tipologia; o per qualsevol altra relació derivada de la seva producció, recepció o ús.

• Tria: operació per la qual en un conjunt de documents se separen els que presenten un interès històric d’aquells que no tenen més que una utilitat administrativa temporal i que poden ser eliminats a l’acabament del termini que s’hagi establert.

Capítol I. Del Servei d’Arxiu Municipal

Article 1. Definició

1. L’Arxiu municipal de Valls (en endavant AMV) és un servei públic de caràcter administratiu i cultural especialitzat en la gestió i el tractament de la documentació a què es refereix el present Reglament i en la seva custòdia i divulgació.

2. L'AMV custodia i divulga tot el patrimoni documental de titularitat municipal, tant el patrimoni documental produït o rebut pel propi Ajuntament, com el patrimoni documental del municipi donat o comodat a l’Ajuntament, a excepció d’aquell que per conveni o altre acord hagi estat dipositat a l’Arxiu Comarcal de l’Alt Camp (en endavant ACAC).

Article 2. Adscripció

L'AMV és un servei adscrit a la Secretaria general de l’Ajuntament de Valls.

Article 3. Funcions

L'AMV, com a servei que gestiona, organitza, avalua, conserva i difon el patrimoni documental municipal, té les següents funcions:

1. Definir, implantar i mantenir el sistema únic de gestió de la documentació administrativa municipal sota la direcció de l’arxiver/a municipal i en col·laboració amb altres serveis municipals. L’aplicació d’aquest sistema de gestió es farà amb la prèvia dotació de la infraestructura i dels recursos humans i materials necessaris.

2. Establir criteris i normativa sobre producció, gestió i transferències de documentació, sobre tria i eliminació de documents, i sobre d’altres aspectes del tractament de la documentació, tant en fase activa, com semiactiva o històrica, amb la col·laboració dels serveis municipals afectats.

3. Establir directrius sobre les condicions idònies dels dipòsits, les instal·lacions i la correcta col·locació física de la documentació, per tal de garantir-ne l’accessibilitat i la seguretat.

4. Conservar, tractar i difondre la documentació d’interès històric i cultural i fomentar la protecció del patrimoni documental del municipi.

5. Realitzar el tractament arxivístic dels documents.

6. Regular les condicions del préstec i de la consulta de documents a les diferents dependències municipals.

7. Determinar les polítiques de preservació que s’hauran d’aplicar per tal de garantir la conservació dels suports i de la informació.

8. Formar el personal de l’Ajuntament en el tractament de la documentació.

9. Garantir l’accés a la informació per part de particulars en relació amb els documents que estiguin sota la seva responsabilitat directa, tot respectant el dret a la intimitat i altres drets protegits per l’ordenament.

10. Participar en l’adequació permanent de l’Ajuntament a la normativa de protecció de dades de caràcter personal.

11. Assessorar l’Ajuntament en tots els aspectes relatius al tractament de la informació i els documents.

12. Totes aquelles altres funcions que comportin l’organització i el tractament de la documentació constitutiva del patrimoni documental municipal.

Article 4. Àmbit d’actuació

L'AMV realitza les seves funcions en relació amb tota la documentació que comprèn el patrimoni documental municipal, excepte la funció enumerada a l’article 3.1, pels fons documentals cedits per persones físiques o jurídiques.

Article 5. Patrimoni documental municipal

El patrimoni documental de l’Ajuntament està constituït per tots els documents generats, rebuts o reunits per:

1. Les àrees, serveis i unitats administratives de l’Ajuntament.

2. L’alcaldia i regidories.

3. Els organismes autònoms administratius.

4. Les empreses, fundacions o altres entitats creades per l’Ajuntament o amb participació majoritària de l’Ajuntament.

5. Tots els fons documentals que no essent estrictament municipals pels seus orígens, ho siguin per llegat històric, adquisició i expropiació o per qualsevol altra causa o origen.

Article 6. Documentació generada per l’exercici de la funció pública

1. Els documents produïts o rebuts per persones físiques o jurídiques gestores dels serveis municipals, referits a la gestió d’aquests serveis, són de titularitat de l’Ajuntament. L'AMV assessorarà aquestes persones per a una correcta aplicació de la normativa sobre els documents de titularitat pública i en supervisarà l’aplicació.

2. Ingressarà a l’Arxiu aquests documents d’acord amb el calendari de transferències i, en qualsevol cas, en acabar la relació contractual o d’altra naturalesa que vinculava l’Ajuntament amb aquella persona.

3. Els documents generats o rebuts pels càrrecs electes són part integrant de la documentació o fons de l’Ajuntament. En finalitzar l’exercici de les seves funcions o de les tasques de representació política que els és pròpia l'AMV es farà càrrec dels seus documents, que hauran de quedar a l’arxiu de gestió del servei corresponent, o bé s’hauran de transferir a l’Arxiu.

Article 7. Instal·lacions de l'AMV

Per a un correcte desenvolupament de les seves funcions l'AMV ha de disposar dels mitjans, instal·lacions i personal adequats. Les instal·lacions de l’Arxiu estan destinades a complir amb les funcions establertes en aquest reglament i, en cap cas, no podran ser utilitzades per altres finalitats. Les zones de treball i de dipòsit són d’accés restringit i no hi podran accedir persones alienes a l’Arxiu sense anar acompanyades pel personal del servei, llevat de circumstàncies excepcionals de força major.

Capítol II. De la persona responsable del Servei d’Arxiu Municipal

Article 8. L’arxiver/a

L’arxiver/a municipal exerceix de cap del servei d’arxiu; ha de tenir la categoria administrativa prevista en la relació de llocs de treball de l’Ajuntament que, en tot cas, ha de complir amb l’article 8.2 del decret 190/2009, de 9 de desembre, dels requisits dels arxius del Sistema d’Arxius de Catalunya.

Article 9. Funcions

1. Controlar i coordinar el bon ordre i funcionament del servei i de les seves instal·lacions, les claus de les quals estaran sota la seva custòdia directa o de la persona en qui es delegui.

2. Elaborar les normes i reglaments que regulen l’organització i el funcionament de l'AMV.

3. Elaborar i proposar els programes de treball de l'AMV.

4. Coordinar i controlar el treball del personal adscrit a l’AMV.

5. Elaborar les normes reguladores del sistema de gestió documental de l’Ajuntament i controlar-ne la seva aplicació.

6. Elaborar els programes de formació del personal en el sistema de gestió documental.

7. Programar i realitzar activitats de dinamització i difusió social i cultural de l’Arxiu.

8. L’arxiver/a municipal pot lliurar còpies autenticades de documentació que estigui sota la seva custòdia, prèvia delegació / autorització de la secretaria general de l’Ajuntament de Valls.

9. Elaborar les propostes d’eliminació documental d’acord amb la normativa existent i aplicar el calendari de conservació de la documentació.

10. Programar i pressupostar les activitats de l’Arxiu per cada exercici.

11. Impulsar la recerca i la preservació de documents d’arxiu d’institucions o de particulars que puguin tenir interès per a la ciutat, així com informar sobre incidències que afectin el patrimoni documental local.

12. Preparar i formular les directrius encaminades a la informatització i l’impuls en l’ús de les tecnologies d’informació i comunicació (TIC), en la gestió del patrimoni documental municipal en coordinació amb el/s servei/s encarregat/s de les noves tecnologies de la informació i la comunicació, en compliment d’allò que estableix l’article 5 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i documents.

13. Interessar a les autoritats competents per tal que adoptin les mesures oportunes contra l’espoliació del patrimoni documental del municipi en base a l’article 7 de la Llei 16/1985, de 25 de juny, del patrimoni històric espanyol, a l’article 3 de la Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català, a l’apartat e) de l’article 66.3 del Decret legislatiu 2/2003, de 28 d’abril, pel qual s’aprova el text refós de la Llei municipal i de règim local de Catalunya, i l’article 32 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i documents.

14. La persona responsable de l’Arxiu podrà proposar o, si s’escau, decidir qualsevol mesura que consideri necessària i que no estigui prevista en el present reglament, amb l’objectiu de millorar el compliment i el desenvolupament de les funcions i finalitats enumerades com a pròpies del servei contemplades en aquest reglament.

15. Mantenir relacions amb els ens públics i privats en tot allò que concerneix a l’Arxiu.

Les funcions atribuïdes en aquest article 9 a l’arxiver/a municipal podran ser delegades totalment o parcial en d’altres persones del mateix servei, de manera temporal, amb motiu de vacances, baixes, permisos o d’altres causes, llevat de les funcions que li hagin estat delegades.

Capítol III. De la gestió de documents administratius

SECCIÓ 1. Del sistema de gestió documental

Article 10. Definició

Per tal de donar compliment a l’article 2 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i documents, l’Ajuntament ha de disposar d’un sistema de gestió documental únic, entès com el conjunt d’operacions i tècniques, integrades en la gestió administrativa general, basades en l’anàlisi de la producció, la tramitació i els valors dels documents, que es destinen a planificació, el control, l’ús, la conservació i l’eliminació o la transferència dels documents, amb l’objectiu de racionalitzar-ne i unificar-ne el tractament i aconseguir-ne una gestió eficaç i rendible.

Article 11. Responsable

L'AMV és l’administrador del Sistema de Gestió Documental (en endavant SGD) i per tant, l’encarregat de promoure’n la implantació, així com la seva actualització i millora, amb el suport dels serveis als quals l’organigrama de l’Ajuntament atribueixi facultats organitzatives i tècniques.

Article 12. Fonaments

El SGD es fonamenta en el quadre de classificació de documentació municipal i en la normalització de documents des del moment de la seva creació o recepció. El SGD ha de garantir el seguiment i la localització de qualsevol document en tots i cadascun dels circuits de l’actuació administrativa, les condicions de la seva transferència, la seva conservació i el seu accés.

Article 13. Eines

L'AMV adopta el Quadre de Classificació per a Ajuntaments i Consells Comarcals (en endavant QdCAC) impulsat pel Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya. D’altra banda, estableix els calendaris de transferència, accés, conservació i eliminació de la documentació, d'acord amb la normativa vigent.

Article 14. Modificacions del quadre de classificació

L’AMV podrà fer propostes de noves series documentals al grup permanent del model QdCAC. Per poder dur a terme aquesta finalitat les unitats l’han d’informar de qualsevol modificació quant al contingut o la tramitació de les sèries documentals ja existents.

Article 15. Aprovació de normativa

L'AMV pot establir normatives específiques que regulin i millorin aspectes concrets sobre la normalització de documents, la seva transferència, conservació, etc. Per a la seva correcta implantació, aquesta normativa ha de ser aprovada per l’òrgan de govern competent.

Article 16. Formació

L'AMV ha de vetllar per la formació del personal en relació amb el funcionament del SGD i l’assessorarà de forma permanent.

SECCIÓ 2. Dels Arxius de Gestió.

Article 17. Constitució

1. Els arxius de gestió estan constituïts per la documentació activa que existeix en els diferents serveis de l’administració municipal, tant la centralitzada com la desconcentrada funcionalment, mentre dura la tramitació dels assumptes a què fan referència i durant els cinc anys següents a la conclusió de la tramitació administrativa.

2. En casos especials, es podrà variar el termini fixat en cinc anys, de comú acord entre el/la cap del servei del qual formi part la documentació afectada i l’arxiver/a municipal. La documentació que es trobi en aquesta situació es considerarà integrada ja en l’etapa arxivística i sotmesa, per tant, a tots els efectes al ple control de l’Arxiu.

Article 18. Directrius

Els arxius de gestió, per a la classificació, l’ordenació, la consulta, l’avaluació, la transferència i el control de la ubicació dels documents, i en els altres aspectes de la tècnica arxivística, observaran les directrius de caràcter general i les prescripcions concretes que haurà establert la persona responsable de l’Arxiu, la qual, en qualsevol cas, podrà comprovar-ne l’observació.

Article 19. Conservació i custodia

La conservació i custòdia dels documents existents en aquests arxius de gestió serà responsabilitat del/la cap del servei o organisme autònom, qui serà l’interlocutor amb la persona responsable de l’Arxiu. En qualsevol cas, el responsable del servei o organisme podrà designar un/a encarregat/da que assumeixi les funcions indicades, quan el volum o la intensitat d’utilització de l’arxiu de gestió ho faci aconsellable.

Article 20. Autorització utilització i consulta

La utilització i consulta de la documentació existent en els arxius de gestió per part de les administracions públiques i dels ciutadans, quan legalment escaigui, haurà de ser autoritzada pel/la cap del servei o òrgan al qual pertanyi la documentació, d’acord amb allò previst a la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern, i el Decret 8/2021, de 9 de febrer, sobre la transparència i el dret d'accés a la informació pública.

SECCIÓ 3. De la transferència de documentació

Article 21. Transferència

1. Les unitats administratives de l’Ajuntament, els organismes autònoms i les empreses públiques que hi estiguin vinculats, ara o en un futur, les fundacions i altres entitats en què l’Ajuntament tingui participació majoritària, han de transferir periòdicament la documentació a l’arxiu un cop finalitzada la tramitació administrativa i passats els cinc anys següents a la seva conclusió.

2. Fins el moment de realització de la transferència, la documentació serà custodiada sota la responsabilitat directa de les unitats productores, conformant-se els anomenats Arxius de Gestió.

Article 22. Documents que s’han de transferir

1. Són objecte de transferència tots els registres, llibres oficials, expedients i qualsevol altre document compresos en la definició que es dóna de document d’arxiu en el present reglament, amb independència del seu suport.

2. Els expedients han de contenir tots els documents, proves, dictàmens, decrets, acords, notificacions i altres diligències que hagin d’integrar-los.

3. La documentació que es transfereixi ha de ser sempre original, llevat de casos especials que s’han de motivar convenientment.

Article 23. Condicions

Per tal que l'AMV accepti les transferències, s’han de complir les següents condicions:

1. La documentació es transferirà convenientment ordenada i descrita, sense còpies ni elements que no hi guardin relació. S’han d’eliminar carpetes, còpies, papers inútils i qualsevol tipus de relligat amb material metàl·lic o perjudicial com grapes, clips, gomes elàstiques, etc.

2. La documentació s’ha de transferir en les capses d’arxiu definitiu que l'AMV hagi establert com a normalitzades, llevat dels casos de formats especials.

3. La documentació transferida s’ha de ressenyar en el formulari de transferència que les unitats remitents han d’omplir d’acord amb les indicacions de l'AMV.

Article 24. Revisió

L'AMV ha de comprovar si la documentació transferida es correspon amb la indicada en el formulari. En el cas que no s'ajusti a les normes establertes per l'AMV, que la seva descripció no sigui suficientment detallada o que contingui error o omissió, o que la seva instal·lació no sigui la correcta, es retornarà al servei remitent tot indicant les deficiències. No s'admetrà el seu ingrés a l’Arxiu fins que aquestes no s'hagin corregit.

Article 25. Calendari de transferència

La documentació s’ha de transferir d'acord amb el calendari establert per l'AMV, tot seguint la normativa i les taules d’avaluació documental establertes per la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental de la Generalitat de Catalunya. (CNAATD).

SECCIÓ 4. De l’avaluació i tria de documentació

Article 26. Procediment

L'avaluació i tria de documentació s’ha de fer en base al procediment que determina el Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents. El procediment d'avaluació i tria de documentació s’ha d’aplicar a tota la documentació municipal.

Article 27. Destrucció de documents

En cas que la destrucció sigui permesa, el protocol serà el següent:

1. La persona responsable de l'Arxiu elabora una acta i un inventari de la documentació a destruir, sempre que això estigui permès per la l'aplicació d'una taula d'avaluació i accés documental.

2. La persona responsable ha de comprovar que cap circumstància administrativa o jurídica hagi alterat el termini de conservació fixat per als documents a eliminar, com ara assegurar-se que no hi ha recursos en via administrativa o judicial que puguin interrompre el termini fixat per a l'aplicació de la taula.

3. També haurà de comprovar, atenent les recomanacions de la Comissió de Garantia del Dret d'Accés a la informació pública en el seu informe 1/2016, que la documentació li manca manifestament rellevància pública, o que encara que tenint rellevància es tracti de documentació que estigui duplicada o que contingui informació que ja estigui recollida en un altre suport.

4. Aquesta acta la signatura de manera conjunta amb el/la Cap responsable del servei que ha rebut o produït aquesta documentació, en l'exercici de les seves funcions.

5. La proposta de destrucció ha de ser aprovada per Decret d'Alcaldia o resolució de regidor en qui delegui.

6. La persona responsable de l'Arxiu comunica prèviament a la destrucció, i per escrit a la Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria Documental (en endavant CNAATD), la qual disposa d'un termini de 15 dies a comptar de la recepció de la comunicació per fer les observacions que consideri oportunes, excepte en aquells casos en què el termini de conservació fixat a la taula per a aquella documentació sigui inferior als 5 anys, ja que queda exclosa de comunicació de destrucció prèvia.

7. L'escrit de comunicació ha d'incloure la informació prevista en l'art. 1,1 de l'Ordre del Conseller de Cultura de 8 de febrer de 1994, i mitjançant el "formulari de comunicacions prèvies a la destrucció de documentació".

8. Si la CNAATD no emet cap comunicació en quinze dies d'haver rebut l'avís, s'entén que es pot procedir a la destrucció.

9. L'empresa a la qual s'hagi adjudicat el contracte de servei de destrucció de documentació de l'Arxiu, s'encarrega, a través d'un procediment que garanteix la seva destrucció total i absoluta, de dur a terme la recollida, transport i destrucció de la documentació que se li lliura sota les més estrictes normes de seguretat.

10. L'empresa ha de lliurar d'un Full de Control del servei sol·licitat i d'un Certificat de Destrucció de la documentació recollida, que es lliura a l'AMV.

11. En el Full de Control es fa constar el sol·licitant del servei (l'Ajuntament) i la data de la sol·licitud, la data i hora en que s’efectua la destrucció documental, dades de la persona que recollí els documents, la zona d'actuació i el nombre de vehicles, la descripció dels contenidors utilitzats, el volum de documentació i les hores de mà d'obra. Al Certificat de Destrucció, s'haurà de garantir que no s'han examinat, entregat, utilitzat o reproduït els documents rebuts per a la seva destrucció, la confidencialitat de les dades, la destrucció total i absoluta de la documentació rebuda en un termini no superior a les 24 hores i el reciclatge de paper.

12. Finalment, la persona responsable de l'Arxiu, registra l’assentament de totes les destruccions que es realitzin en el llibre registre de destrucció de documents.

Article 28. Calendari de conservació i eliminació

L'AMV és l'encarregat d'establir i actualitzar el calendari de conservació i eliminació de la documentació, tot seguint la normativa i les taules d’accés i avaluació documental establertes per la CNAATD.

Article 29. Aplicació de les Taules d’Accés Avaluació i Tria de Documents

No es pot eliminar documentació sense el procediment d’aplicació de les taules d’accés i avaluació documental contemplat en el Decret 13/2008. En el cas de documents que no disposin de Taula aprovada es requerirà igualment resolució favorable de la CNAATD, prèvia proposta de la persona responsable de l'AMV i informe de la secretaria de l’Ajuntament.

Article 30. Registre de destrucció de documentació

L'AMV és l'encarregat de portar el Registre de destrucció de documentació, en el qual ha de constar, com a mínim, el títol de la sèrie documental, l’any, el volum i suport de la documentació destruïda, l’organisme productor, la data de destrucció, l’existència de suport de substitució i la descripció d’aquest suport. El Registre de destrucció de documents es públic a través del portal de transparència, i està a disposició de la CNAATD.

SECCIÓ 5. De la conservació de la documentació

Article 31. Condicions

1. L'AMV ha de vetllar perquè en totes les dependències es compleixin les condicions adequades per a una correcta conservació i protecció de la documentació. Si escau proposarà l’adopció de les mesures necessàries per a garantir el compliment d’aquestes condicions.

2. Per garantir la conservació i integritat de la informació l'AMV ha de proposar la utilització de suports i sistemes de protecció adequats.

Article 32. Mesures d’actuació

1. En cas que s’observin processos de deteriorament i/o degradació de la documentació, l'AMV ha de prendre les mesures que estiguin al seu abast i ha de proposar a l’Ajuntament l’adopció de les mesures correctores adients.

2. Si és necessari portar a terme alguna actuació sobre la documentació que n’impliqui el seu trasllat fora de les dependències de l’Ajuntament, l’Alcaldia o l’òrgan municipal competent ha d’autoritzar-ne la sortida, previ informe de la persona responsable de l’Arxiu.

Capítol IV. De l'accés a la documentació

 

SECCIÓ 1. Disposicions generals

Article 33. Dret d’accés

1. L'AMV ha de garantir el dret d’accés de les persones a la documentació sens perjudici de les excepcions que prevegi la legislació vigent i les reserves que aquesta estableixi. Les limitacions al dret d’accés sempre es motivaran per escrit.

2. En el cas de documents ingressats per dipòsit o cessió de tercers, es faran constar, a les clàusules del document de dipòsit o cessió, les excepcions que es puguin establir.

Article 34. Tipus de consultes

A efectes del present Reglament es consideren consultes internes les realitzades per les diferents unitats administratives o pels càrrecs electes. Es consideren consultes externes les provinents d’altres administracions públiques en exercici de les seves competències i funcions i les de particulars.

Article 35. Sol·licituds altres administracions

Les sol·licituds de documents i dades provinents d’altres administracions han de ser ateses d’acord amb els principis d’interoperabilitat i de coordinació entre administracions públiques, tot prenent com a referència la normativa sectorial que en cada cas sigui d’aplicació.

Article 36. Horari

1. L'AMV atendrà les consultes dins l’horari acordat per l’Ajuntament.

2. Qualsevol consulta fora d’aquest horari s’haurà de sol·licitar mitjançant petició raonada que en justifiqui la demanda. La consulta es farà en presència de l’arxiver/a o de la persona en qui es delegui.

Article 37. Normes usuaris/àries externs/es

Les persones usuàries que accedeixin i utilitzin les instal·lacions de l’AMV han de mantenir un comportament adequat. No podran accedir als espais d'accés restringit. Els documents sol·licitats se serviran per rigorós ordre de comanda.

Article 38. Descripció i accés

L'AMV, d'acord amb les seves possibilitats i mitjans, planificarà les prioritats d'intervenció sobre la documentació que no disposi d'instruments de descripció. Elaborarà els que consideri més adequats per tal de facilitar l'accés de les persones usuàries a la documentació.

SECCIÓ 2. De la consulta i préstec d’ordre intern

Article 39. Accés regidors/es

Els/les regidors/es poden accedir a la documentació en els termes establerts a l’art. 164 del DL 2/2003, Text Refós de la Llei Municipal i de règim local de Catalunya, i 38 i següents del Reglament Orgànic Municipal.

Article 40. Lloc i formalització de la consulta

1. L'AMV ha de facilitar la consulta o recuperació de la documentació transferida a l’arxiu a les unitats productores. Les unitats la poden consultar a les mateixes dependències de l'AMV, o bé la poden retirar en préstec sota la responsabilitat de cada unitat. En cap cas la documentació pot sortir de les dependències municipals.

2. El préstec de documents s’efectuarà mitjançant formulari signat per la persona sol·licitant. Quan es retorni la documentació, l'AMV en deixarà constància en el mateix formulari.

Article 41. Exclusió de préstec

L'AMV pot excloure de préstec aquella documentació l’estat de conservació de la qual ho faci necessari.

En aquest cas la documentació serà consultada a la sala de consulta o per mitjà de reproduccions.

Article 42. Condicions de retorn del préstec

La documentació ha de ser retornada en les mateixes condicions d’ordre, integritat i conservació en què va ser facilitada. Si es retorna sense complir aquesta condició l'AMV no n’acceptarà el retorn.

S’informarà al respecte la persona responsable de la unitat administrativa, la qual haurà d’ordenar la correcció dels defectes observats. La devolució s’acceptarà quan finalment es compleixin les esmentades condicions.

Article 43. Termini de préstec

El termini ordinari de préstec és de màxim un mes. Prèvia comunicació de la unitat productora es podrà prorrogar fins a un termini màxim d'un any. En cap cas el préstec es pot considerar indefinit. En el cas de superar el termini acordat la persona responsable de l’AMV comunicarà aquesta incidència al/a la cap de la unitat sol·licitant i en cas de no obtenir resposta, es procedirà al retorn de la custòdia de la documentació.

Article 44. Integritat de l’expedient

En cap cas es poden deixar en préstec ni es poden retornar parts d'expedients o documents separats de la unitat documental de la qual formen part.

Article 45. Instruments de descripció

L'AMV ha de facilitar els instruments de descripció necessaris per a la localització i consulta de la documentació.

Article 46. Documentació d’altres unitats

Quan una unitat administrativa vulgui consultar documentació d'accés restringit generada per una altra unitat administrativa, cal l'autorització escrita de la persona responsable de la unitat que l’ha transferida o bé del/de la superior jeràrquic comú a ambdues unitats.

SECCIÓ 3. De la consulta i préstec extern

Article 47. Dret d’accés

L’Administració municipal garantirà l’accés dels ciutadans a la documentació dipositada a l’Arxiu, sense perjudici de les restriccions definides a la llei o d’aquelles que es puguin establir per raons de conservació.

Article 48. Accés a documents públics. Normativa d’accés

Respecte a les sol·licituds d’accés als documents s’ha de contemplar l’art. 13 d) de la Llei 39/2015, el Títol IV de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius, el títol III de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern i el i el Decret 8/2021, de 9 de febrer, sobre la transparència i el dret d'accés a la informació pública. Sobre els terminis de resposta a les sol·licituds l’Ajuntament podrà aprovar terminis més breus als indicats a la Llei.

Article 49. Publicitat i transparència

Amb la finalitat que els usuaris puguin localitzar i identificar els documents i hi puguin accedir, l’AMV ha de complir les obligacions de transparència següents:

1. Fer públics els instruments de descripció documental que permeten als investigadors i als ciutadans de localitzar la documentació que disposa l’arxiu.

2. Fer públic el registre d’eliminació de documents.

3. Fer públiques les limitacions a la consulta de documents custodiats i informar de la data en què els documents són accessibles.

4. Informar els usuaris del dret a reclamar i els procediments que han de seguir en el supòsit que el dret d’accés els sigui denegat.

5. Aquesta informació a què fa referència l’apartat ha de poder ésser consultada en el portal de la transparència de l’Ajuntament.

Article 50. Accés a documents públics. Exclusions

Són d’accés lliure totes les publicacions oficials, ja siguin municipals, autonòmiques, estatals o comunitàries, i, en general, la resta de documents públics dipositats a l’AMV, llevat d’aquella que resulta exclosa segons els criteris següents:

1. La seguretat pública.

2. La investigació o la sanció de les infraccions penals, administratives o disciplinàries

3. El secret o la confidencialitat en els procediments tramitats per l’Administració pública, si el secret o la confidencialitat són establerts per una norma amb rang de llei.

4. El principi d’igualtat de les parts en els processos judicials o la tutela judicial efectiva.

5. Els drets dels menors d’edat.

6. La intimitat i els altres drets privats legítims.

7. El secret professional i els drets de propietat intel·lectual i industrial.

8. El dret d’accés a la informació pública també pot ésser denegat o restringit si la informació té la condició de protegida i així ho estableix expressament una norma amb rang de llei.

9. Té la condició de protegida, en tots els casos, la informació relativa als menors d’edat el coneixement o la divulgació de la qual pot condicionar el lliure desenvolupament de llur personalitat en el futur. L’accés a la informació pot ésser denegada en aquest supòsit, llevat que se’n pugui garantir el caràcter anònim.

10. Les sol·licituds d’accés a la informació pública han d’ésser denegades si la informació que es vol obtenir conté dades personals especialment protegides, com ara les relatives a la ideologia, l’afiliació sindical, la religió, les creences, l’origen racial, la salut i la vida sexual, i també les relatives a la comissió d’infraccions penals o administratives que no comportin l’amonestació pública a l’infractor, llevat que l’afectat hi consenti expressament.

Article 51. Documents públics. Vigència de les exclusions

1. D’una manera general, les exclusions establertes quant a la consulta de documents públics queden sense efecte al cap de trenta anys de la producció del document, llevat que la legislació específica disposi una altra cosa.

2. Els documents que contenen dades personals que puguin afectar a la seguretat, l’honor, la intimitat o la imatge de les persones, com a norma general, i llevat que la legislació específica disposi una altra cosa, poden ésser objecte de consulta pública amb el consentiment dels afectats o quan hagin passat vint-i-cinc anys d’ençà de la seva mort o, si no se’n coneix la data de la mort però es pot presumir -o es té la certesa- que la persona és morta, cinquanta anys d’ençà de la producció del document.

Article 52. Accés als documents privats

1. L’accés als documents d’origen privat que formin part del patrimoni documental del municipi i a qualsevol altre document cedit a l’Ajuntament per persones físiques o jurídiques es regirà per les condicions acordades entre el titular i l’Ajuntament, tot respectant els límits generals establerts legalment.

2. Si l’expedient de cessió no conté indicacions específiques sobre el règim d’accés als documents, llavors hom aplicarà als documents d’origen privat el règim general aplicable a la documentació pública.

Art. 53. Limitacions per raó de conservació

L’accés a la documentació original queda subordinat al fet que no es posin en perill els valors que n’aconsellen la conservació. Raó per la qual, la persona responsable de l’Arxiu podrà denegar la consulta dels originals sens perjudici de la possibilitat d’accedir a les reproduccions d’aquests. També, es pot denegar l’accés a la documentació quan aquesta no hagi estat classificada, restaurada o sotmesa a qualsevol altre tractament arxivístic que es consideri necessari.

Article 54. Condicions

La documentació s’ha de consultar a l’àrea habilitada per aquesta finalitat. Les persones que consultin la documentació han de conservar-ne l’ordre intern i tractar-la de forma adequada. Les persones que malmetin o deteriorin els documents, o els béns i equips de l’AMV, podran ser sancionades i obligades a indemnitzar els danys causats d'acord amb la valoració que es realitzi, previ informe de la persona responsable de l'Arxiu i sense perjudici d’altres responsabilitats administratives o penals que se'n puguin derivar.

Article 55. Sortida temporal de documentació

Els documents integrants del patrimoni documental del municipi custodiats per l’AMV no podran sortir de les dependències municipals, llevat dels supòsits següents:

1. A requeriment dels Jutges i Tribunals de Justícia en exercici de les seves funcions o bé a requeriment d’organismes públics amb facultats inspectores; es lliurarà l’original del document o expedient sol·licitat, del qual es deixarà còpia autenticada a l’AMV.

2. A sol·licitud d’altres Administracions Públiques, d’acord amb els principis de interoperabilitat, coordinació, col·laboració i assistència recíproca, per mitjà de còpia autenticada del document o expedient sol·licitat.

3. Quan s’acordi per l’òrgan competent en la matèria per tal de procedir a la seva digitalització, microfilmació o qualsevol altra forma de reproducció i/o procés de restauració.

4. Per a la seva exhibició en exposicions de difusió del patrimoni, exposicions i altres activitats de divulgació cultural, mitjançant resolució de l’òrgan competent per raó de la matèria, previ informe de la persona responsable de l’Arxiu.

En l’autorització d’aquestes sortides s’ha de seguir el procediment següent:

1. Les sol·licituds de sortida temporal s’han de formular per escrit amb indicació precisa dels documents sol·licitats, de l’activitat que es portarà a terme, de qui l’organitza i del nom de qui es farà responsable dels trasllats, custòdia i retorn de la documentació i del termini de préstec sol·licitat. S’ha d’acreditar també la contractació de la corresponent pòlissa d’assegurança. La resolució d’autorització o denegació requereix informe previ de la persona responsable de l'AMV. 2. Es valorarà la possibilitat de facilitar reproduccions en substitució dels documents originals, fent atenció a la singularitat, antiguitat o estat dels documents sol·licitats.

3. Abans de lliurar la documentació se n’ha de fer una còpia de seguretat, el cost de la qual anirà a càrrec de la persona sol·licitant.

4. Les despeses d'embalatge i transport han d’anar a càrrec de la persona sol·licitant.

5. La persona sol·licitant ha de contractar una assegurança que cobreixi tots els riscos als quals pot estar sotmesa la documentació.

6. El temps de la sortida temporal es podrà prorrogar a petició motivada de la persona sol·licitant. L’autorització de la pròrroga requereix acreditar l’ampliació del termini de l'assegurança.

7. En l’autorització de la sortida s’han d’exigir les condicions de conservació i sistemes de seguretat adequats i la prohibició d’efectuar qualsevol manipulació o utilització de tècniques que puguin perjudicar la integritat del document.

8. La documentació cedida s’ha d’identificar en l’exposició, publicació o activitat de divulgació, de la forma que indiqui l'AMV.

9. No es poden realitzar reproduccions sense l'autorització de l'AMV.

10. L'AMV ha de portar un registre de préstecs en el qual constarà el número de registre de préstec, la data d'aprovació, la data de préstec, les dades de la persona sol·licitant, el motiu de la sol·licitud i la data de retorn.

11. Per a fer efectiva la sortida de documentació, caldrà un decret d’alcaldia o una resolució emesa per l'òrgan en qui delegui.

SECCIÓ 4. De la reproducció i ús dels documents

Article 56. Dret de reproducció

Qualsevol persona o entitat pot obtenir còpies de la documentació que sigui de lliure accés i que no estigui afectada per drets de propietat intel·lectual de tercers que en condicionin la reproducció o per condicions acordades en el moment de la seva obtenció per l’Ajuntament.

Article 57. Mitjans de reproducció

L'AMV decidirà el mitjà més adequat per a procedir a la reproducció segons les característiques físiques del document. Excepcionalment es permetrà la realització de reproduccions fora de les dependències de l’AMV quan es requereixi el concurs de professionals o empreses especialitzades.

Article 58. Sol·licitud i autorització

Per a la reproducció de qualsevol tipus de document es requereix la sol·licitud prèvia de la persona interessada i l'autorització expressa i per escrit de la persona responsable de l'AMV. La persona sol·licitant haurà de fer constar la finalitat de la reproducció.

Article 59. Taxes de reproducció

L'AMV lliurarà les reproduccions previ pagament de les corresponents taxes municipals.

Article 60. Condicions de reproducció

Com a norma general, l'AMV només pot fer fotocòpies dels documents que no estiguin relligats i sempre que la reproducció no repercuteixi negativament en el seu estat de conservació. Les sol·licituds que comprenguin un elevat nombre de reproduccions han d’estar suficientment motivades i, en tot cas, s’han de sotmetre a les possibilitats del servei.

Article 61. Suports especials

Els dibuixos, fotografies, gravats i mapes s’han de reproduir, preferentment, mitjançant digitalització.

Article 62. Mitjans propis de reproducció

Es pot permetre a les persones usuàries externes efectuar reproduccions de documents amb mitjans propis prèvia autorització expressa de l’AMV. La sol·licitud s’atorgarà únicament per a reproduccions de documents concrets i sempre que sigui per a finalitats de recerca i/o docència. La sol·licitud pot ser denegada si afecta l’estat de conservació de la documentació o el bon funcionament de l'AMV.

L’autorització comporta l’abonament de les corresponents taxes municipals.

Article 63. Reproduccions amb finalitat comercials o professionals

En cas de sol·licituds de reproduccions amb finalitats comercials o professionals, s’autoritzarà l’ús exclusiu per a la forma i mitjà expressat en la sol·licitud. Qualsevol ús diferent requerirà una nova autorització.

Article 64. Difusió

En la difusió de documents s'ha de fer constar obligatòriament la seva procedència i, en el cas de documents afectats per la normativa de propietat intel·lectual, la seva autoria. En funció de la naturalesa del document, es podran establir altres condicions per a la reproducció, distribució o comunicació.

Capítol V. De la protecció i difusió del patrimoni documental del municipi

Article 65. Patrimoni documental

Formen part del patrimoni documental del municipi:

1. El patrimoni documental de l'Ajuntament format pels documents que es recullen a l’article 5 d’aquest reglament.

2. Els documents de més de quaranta anys d'antiguitat produïts o rebuts en l'exercici de les seves funcions per qualsevol entitat o persona jurídica de caràcter privat que desenvolupi llur activitat al municipi.

3. Els documents de més de cent anys d'antiguitat produïts o rebuts per qualsevol persona física i els documents de menys antiguitat que hagin estat produïts en suports de caducitat inferior als cent anys, com és el cas dels audiovisuals en suport fotoquímic o magnètic.

Article 66. Altra documentació d’interès

Es considera també d'interès per al municipi tota aquella documentació resultant de l'activitat de les persones físiques o jurídiques del municipi o que hi hagin estat vinculades.

Article 67. Responsabilitats envers al patrimoni documental

L'AMV té la responsabilitat de vetllar per la protecció, recuperació i conservació del patrimoni documental del seu àmbit territorial. Amb aquesta finalitat pot proposar l’acceptació, adquisició o reproducció dels fons documentals esmentats en els art. 60 i 61. Assessorarà entitats, empreses i particulars sobre les condicions de conservació i tractament de la documentació.

Article 68. Ingrés documentació aliena

L’ingrés a l’Arxiu de documentació no generada per l’Administració municipal ha de ser acceptat, amb informe previ de la persona responsable de l’Arxiu, per Decret d’Alcaldia, que haurà d’aprovar les condicions i el model contracte a signar per les parts.

Article 69. Registre d’ingressos

L'AMV ha de portar un Registre d'ingressos en el qual ha de constar el número de registre d'ingrés, la data d'acceptació, la data d'ingrés, les dades de qui fa la cessió, la classe d'ingrés i una descripció sumària de la documentació ingressada.

Article 70. Retorn comodat

En el cas de documentació cedida en règim de comodat, si la persona titular vol recuperar-la, l'AMV podrà realitzar-ne còpia, excepte que en els acords de cessió en comodat s’hagués establert expressament el contrari.

Article 71. Divulgació i foment de la recerca

Correspon a l’AMV divulgar el patrimoni documental del municipi. Amb aquest objectiu ha de potenciar activitats de divulgació i de foment de la recerca i pot programar, entre altres, les següents activitats:

1. L'edició de material divulgatiu dels fons.

2. La incorporació d’informació relativa a l’AMV al web de l’Ajuntament o en un web propi.

3. La publicació de revistes i monografies d'àmbit local.

4. La realització de visites guiades a l’AMV.

5. L'organització de cursos i conferències.

6. El muntatge d'exposicions.

Article 72. Col·laboració amb altres entitats i centres

L'AMV ha d’afavorir la col·laboració amb altres entitats que contribueixin a la divulgació del patrimoni cultural del municipi. Col·laborarà amb els centres d'ensenyament per donar a conèixer l'existència, la naturalesa i els possibles usos del patrimoni documental.

DISPOSICIÓ ADDICIONAL

El desenvolupament que escaigui del present Reglament es podrà realitzar mitjançant decret de l’Alcaldia a proposta del director/a de l’Arxiu, llevat dels casos en què, per la matèria afectada, calgui una aprovació del Ple de l’Ajuntament per imperatiu legal.

DISPOSICIÓ FINAL

El present Reglament entrarà en vigor en el termini de quinze dies comptats des del dia següent al de la publicació de l’acord d’aprovació definitiva, juntament amb el text íntegre, al BOP, i mantindrà la seva vigència mentre el Ple de l’Ajuntament no n’acordi la derogació o modificació.